BERBAGAI MACAM BUKU DALAM ADMINISTRASI KELOMPOK

BERBAGAI MACAM BUKU DALAM ADMINISTRASI KELOMPOK

A.   PENTINGNYA BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK

Buku administrasi merupakan salah satu benda yang wajib dimiliki oleh kelompok. Buku administrasi kelompok adalah buku pencatatan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan keadaan dan perkembangan kelompok. Kesan pertama yang terlihat pada suatu  kelompok pelaku utama  yang baik adalah pengelolaan admnistrasi yang tertib dan benar. Sehingga kemampuan kelompok dalam melaksanakan administrasi dengan baik perlu dibina terus sampai mereka terbiasa melakukannya.

Kegunaan adminstrasi kelompok antara lain adalah:

1.    Sebagai alat kontrol

2.    Sebagai alat dokumentasi

3.    Sebagai alat/bahan pengambilan keputusan

4.    Sebagai alat monitirong/evaluasi kelompok

5.    Sebagai alat memupuk kepercayaan anggota

6.    Sebagai alat ukur keberadaan kegiatan kelompok

7.    Sebagai alat ukur pengembangan kelas kelompok

B.   MACAM-MACAM  BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK

      Macam-macam buku administrasi dalam kelompok diantara lain adalah :

1.    BUKU AGENDA SURAT KELOMPOK

Buku Agenda Surat Kelompok adalah buku yang berisi tentang datasurat-surat yang masuk atau surat-surat yang dikeluarkan oleh kelompok dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Agenda SuratKelompok adalah: (1)untuk mengetahui arus surat masuk dan keluar; (2) mempermudah pengarsipan dan penelusuran tindak lanjut surat.

Format Buku Agenda Surat Kelompok:

NO.	NOMOR SURAT	TANGGAL SURAT	PENGIRIM/ TUJUAN SURAT	TANGGAL SURAT MASUK/KELUAR	PERIHAL		DISPOSISI/TINDAK LANJUT/ KETERANGAN
					SURAT MASUK	SURAT KELUAR

2.    BUKU TAMU KELOMPOK

Buku Data TamuKelompok adalah buku yang berisi tentang data-data tamu yang mengunjungi kelompok, baik sifatnya formal, non formal maupun informal.

Manfaat Buku Tamu Kelompok, antara lain adalah: (1) mengetahui siapa, darimana dan tujuan apa dan kapan tamu yang mengunjungi kelompok;  (2) membenahi dan mengoreksi kekurangan kelompok dari saran dan kesan yang ditulis tamu guna kemajuan kelompok; dan (3) mempermudah pencarian kontak person kepada tamu kelompok, jika dikemudian hari ternyata diperlukan.

Format Buku Tamu Kelompok

NO	NAMA DAN NO. TELP/HP	JABATAN/INSTANSI	TANGGAL		TUJUAN/ KEPERLUAN	KESAN	PESAN	TANDA TANGAN
			DATANG	PERGI

 3.   BUKU TABUNGAN/IURAN KELOMPOK

Buku  Tabungan/Iuran Kelompokadalah catatan pemasukan kas kelompok yang berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan wajib dan tabungan sukarela anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat Buku Tabungan/IuranKelompok adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok; (2) mengetahui jumlah iuran dan tabungan setiap bulan dan setiap tahunnya; dan (3)memudahkan pelacakan status iuran dan tabungan anggota kelompok .

Format Buku Tabungan/Iuran Kelompok:

Bulan              : ..................

NO.	NAMA ANGGOTA KELOMPOK	TABUNGAN		IURAN BULANAN		IURAN …………………….		PARAF PENCATAT
		TANGGAL	BANYAKNYA (Rp.)	TANGGAL	BANYAKNYA (Rp.)	TANGGAL	BANYAKNYA (Rp.)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Catatan: setiap lembaran dalam buku ini menggambarkan tabungan dan iuran bulanan.

4.   BUKU PINJAMAN ANGGOTA KELOMPOK

Buku  Pinjaman Anggota Kelompok adalah catatan terhadap semua informasi pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya Manfaat Buku Pinjaman Anggota Kelompok adalah: menginventarisir besaran pinjaman anggota kelompok serta pengembalian pinjaman anggota kelompok.

Format Buku Pinjaman Anggota Kelompok:

NO.

HARI/ TANGGAL

NAMA

BESAR PINJAMAN (DASAR+BUNGA)

TUJUAN PEMINJAMAN

JANGKA WAKTU (BULAN)

PEMBAYARAN

JAN

FEB

MAR

APR

MEI

JUN

JUL

AGS

SEP

OKT

NOP

DES

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Catatan: setiap pembayaran harus diberi pengesahan oleh pencatat (diberi paraf)

REFERENSI:

Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor: KEP.14/MEN/2012 tentang Pedoman Umum Penumbuhan dan Pengembangan Kelembagaan Pelaku Utama Perikanan.

Razi F., 2011. Membangun Kelembagaan Pelaku Utama Perikanan yang Dinamis dan Mandiri. Pusat Penyuluhan Kelautan dan Perikanan BPSDMKP, Jakarta.

 Santosa S., 2004. Dinamika Kelompok Edisi Revisi. Penerbit: Bumi Aksara, Jakarta.

Tim Pusbangluh, 2008. Modul Pembinaan dan Pengembangan Kelembagaan Penyuluhan Perikanan. Pusat Pengembangan Penyuluhan BPSDMKP, Jakarta.